Kafe & Restoran
Kafe ve restoranda adisyon sistemi nasıl seçilir?
Kasa programı almak kolay, doğrusunu almak zor. Neye bakılacağını, hangi özelliğin gerçekten kullanıldığını ve nerede tuzak olduğunu yazıyoruz.
8dk okuma
Adisyon sistemi seçerken sorulan ilk soru genelde fiyat oluyor. Oysa yanlış sistemin bedeli fiyatının kaç katı olabiliyor: personel alışamıyor, stok tutmuyor, ay sonunda kaç sattığınız belli olmuyor. Aşağıdakiler fiyat sormadan önce sorulması gerekenler.
Önce işletmenizin türünü netleştirin
Kafe, restoran ve fast food aynı sistemi istemiyor. Aradaki fark masa yönetiminde ve mutfak akışında:
| Kafe | Restoran | Fast food | |
|---|---|---|---|
| Masa açık kalma süresi | Uzun | Uzun | Yok |
| Adisyon bölme | Ara sıra | Sık | Neredeyse hiç |
| Mutfak ekranı | Gerekmeyebilir | Gerekli | Kritik |
| Paket servis | Az | Değişken | Ana kanal |
| Garson sayısı | Az | Çok | Yok denecek kadar |
Bunu netleştirmeden bakılan her sistem iyi görünüyor, çünkü demoda hepsi çalışıyor. Fark, yoğun bir akşamda ortaya çıkıyor.
Gerçekten kullanılan beş özellik
Onlarca özellik sayan tanıtımlar var. Kurulum yaptığımız işletmelerde günlük olarak kullanılanlar şunlar:
- Hızlı ürün girişi. Garson bir siparişi kaç dokunuşta giriyor? Üç dokunuş ile yedi dokunuş arasındaki fark, akşamda yüzlerce sipariş demek.
- Adisyon bölme ve birleştirme. Masa kalabalıksa ve ayrı ödeyeceklerse bu özellik olmadan kasa tıkanıyor.
- Mutfak ekranı. Fişin mutfağa kâğıt olarak gitmesi hâlâ yaygın ama ekran kaybolmuyor, sırası karışmıyor ve hazır olduğunda geri bildirim veriyor.
- Stok düşümü. Bir kahve satıldığında çekirdeğin ve sütün düşmesi. Reçete tanımı gerektiriyor ve kurulumun en zahmetli kısmı bu, ama kâr hesabını ancak bu sayede yapabiliyorsunuz.
- Günlük rapor. Akşam kasayı kapatırken kaç satıldı, ne kadar iptal edildi, hangi garson ne kadar sattı. Bu raporu her gün bakılabilir hale getirmek için ayrı bir Odoo modülü yazdık.
Nerede tuzak var
- Donanım bağımlılığı. Bazı sistemler yalnızca kendi sattıkları kasayla çalışıyor. Cihaz bozulduğunda ya da büyüdüğünüzde seçeneğiniz kalmıyor.
- Veri sizde mi. Sistemi bırakırsanız satış geçmişiniz elinizde kalıyor mu? Cevabı baştan sorun, çıkarken sormak geç oluyor.
- İnternet kesilince ne oluyor. Tamamen buluta bağlı sistemler bağlantı kesildiğinde durabiliyor. Kasanın çevrimdışı çalışıp sonra eşitlemesi gerekiyor.
- Muhasebeye nasıl gidiyor. Gün sonu verisinin muhasebeye elle girilmesi, kasadan kazandığınız zamanı geri alıyor.
Kurulum nasıl gidiyor
Kasa programı yüklemek bir öğleden sonra sürüyor. Asıl iş menünün sisteme girilmesi ve personelin alışması.
- Menü ve fiyat girişi. Ürün, kategori, porsiyon ve varyantlar. Yüz kalemlik bir menü düzgün bir tablodan geliyorsa hızlı; kâğıttan giriliyorsa günler alıyor.
- Reçete tanımı. Hangi üründen ne kadar düşecek. Bu adım atlanabiliyor ama atlandığında stok ve kâr raporu çalışmıyor.
- Yazıcı ve terminal ayarı. Fiş yazıcısı, mutfak yazıcısı, barkod okuyucu. Cihazlar yerinde ayarlanıyor, uzaktan olmuyor.
- Deneme servisi. Sistem gerçek bir serviste, gerçek siparişlerle deneniyor. Sorunların çoğu burada çıkıyor, demoda değil.
- Personel eğitimi ve devir. Sipariş girişi, iptal, ikram, kasa kapama. Yazılı bir yönerge bırakıyoruz, çünkü eğitimden bir hafta sonra kimse hatırlamıyor.
Yoğun sezonda devreye almamayı öneriyoruz. Yeni sisteme geçen bir kasa ilk günlerde yavaş çalışıyor ve bunu en kalabalık akşamda yaşamak kimsenin işine gelmiyor.
Odoo POS ile kurmak
Kurduğumuz sistemlerin çoğu Odoo POS üzerine oturuyor. Sebebi tek: kasa, stok ve muhasebe aynı veritabanında duruyor, aralarında aktarım yok. Eksik kalan yerleri de modülle kapatıyoruz.
KKTC’de en sık ihtiyaç duyulan iki şey çoklu para birimi ve fiyat sorgulama oldu; ikisi için de kendi modüllerimizi yazdık. Standart kurulumda bunlar yok.
SambaPOS ile de çalışıyoruz. Hangisinin doğru olduğu işletmenin büyüklüğüne ve muhasebe tarafına bağlı; bize durumu yazarsanız hangisinin uyacağını söyleriz.
Demoyu izlerken sorulacak beş soru
Hangi sistemi izlerseniz izleyin, satıcı size en iyi tarafını gösteriyor. Şunları sormak resmin geri kalanını çıkarıyor:
- Bir siparişi kaç dokunuşta giriyorum? Kendiniz deneyin, izlemeyin.
- İnternet giderse ne olur? Kasayı kapatın, denetleyin.
- Menüde fiyat değiştirmek kaç adım? Bunu yılda onlarca kez yapacaksınız.
- Verimi nasıl dışarı alırım? Cevap "alamazsınız" ise orada durun.
- Bu ekranı bir yıl sonra kim güncelleyecek? Cevabı bilen bir muhatap olmalı.
Beş sorunun da net cevabı varsa sistem büyük ihtimalle işinizi görür. Biri bile bulanık kalıyorsa, o bulanıklık kurulumdan sonra size dönüyor.
Sık sorulanlar
Mevcut kasamı değiştirmeden sistem kurulur mu?
Çoğu durumda evet. Standart bir Windows ya da Android cihaz, fiş yazıcısı ve barkod okuyucu yeterli oluyor. Mevcut donanımın markası değil, bağlantı türü belirleyici.
Personel öğrenebilir mi?
Sipariş girişi bir saatlik eğitimle öğreniliyor. Zorlanılan yer kasa kapama ve iade işlemleri oluyor; onlar için kısa bir yazılı yönerge bırakıyoruz.
Reçete tanımı şart mı?
Şart değil, sistem reçetesiz de çalışır. Ama stok düşümü ve gerçek kâr hesabı ancak reçeteyle mümkün. Baştan yapmak, sonradan yapmaktan çok daha kolay.
Birden fazla şubem var, tek yerden görebilir miyim?
Evet. Şubeler aynı veritabanına bağlanıyor, satış ve stok tek ekrandan izleniyor. Şube bazında yetki verilebiliyor, yani müdür yalnızca kendi şubesini görüyor.