Odoo CRM rehberi: aday, fırsat, satış hattı ve teklif nasıl birbirine bağlanıyor

Odoo CRM’i araştıran kişi genelde iki şeyi öğrenmek istiyor: uygulama hiçbir uyarlama yapılmadan ne yapıyor ve ekibin bugün satış yaptığı düzene oturur mu. Bu yazı ikisini de kurulumu yapan tarafın gözünden anlatıyor. Odoo 17, 18 ve 19 üzerinden yazdık; menü adları sürümden sürüme biraz yer değiştiriyor ama altındaki yapı aynı kaldı.

Kısa cevap şu: Odoo CRM bir fırsatlar hattı. Her fırsat; yazışmayı, bir sonraki adımı ve Satış uygulaması kuruluysa teklifleri taşıyan bir kayıt. Asıl gücü satış hattı ekranı değil, o ekran her CRM’de var. Gücü, aynı kaydın sipariş, sevkiyat ve fatura olarak aynı veritabanında devam etmesi.

CRM uygulaması ne, ne değil

CRM uygulaması Odoo Community’nin parçası; yani tek başına lisans ücreti yok. Enterprise kullanıyorsanız diğer uygulamalar gibi aboneliğe dahil. Her iki durumda da maliyet barındırma, kurulum ve eğitimden geliyor.

CRM’in kapsamı satış takibi. E-posta kampanyası, pazarlama otomasyonu, destek talepleri ya da çağrı merkezi ayrı uygulamalar. Hepsi aynı kişi ve firma kayıtlarını kullanıyor, ama CRM’i kurmak onları kendiliğinden getirmiyor. Bunu baştan bilmek, “CRM aldık ama kampanya gönderemiyoruz” şaşkınlığını önlüyor.

Aday ve fırsat: iki ayrı şey

Odoo’da varsayılan olarak aday (lead) yok. Gelen her talep doğrudan satış hattında bir fırsat (opportunity) olarak duruyor. CRM › Yapılandırma › Ayarlar’dan adayları açtığınızda hattın önüne bir adım ekleniyor: gelen talepler ayrı bir aday listesine düşüyor, biri bunları eliyor ve yalnızca üzerinde durmaya değenler fırsata çevriliyor.

Adayları ne zaman açmalı? Çok sayıda ham talep geliyorsa (site formu, reklam kampanyası, fuar listesi) ve satışçılar görmeden önce biri bunları ayıklıyorsa. Gelen taleplerin çoğu zaten gerçek bir görüşmeyse adayları kapalı bırakın. Kimsenin ihtiyacı olmayan bir ara adım, kayıtların bir yerde birikip kalmasının en hızlı yolu.

Fırsata çevir düğmesi iki şey soruyor: bu kişi mevcut bir müşteriye mi bağlansın yoksa yeni müşteri mi açılsın, ve aynı kişiye ait açık fırsatlar varsa birleştirilsin mi. Odoo ayrıca aynı e-posta, telefon ya da firmaya ait benzer kayıtları gösteriyor; mükerrer talepler buradan birleştiriliyor.

Satış hattı: aşama, olasılık ve beklenen gelir

Satış hattı bir kanban ekranı: her sütun bir aşama, kayıtlar sürüklenerek ilerliyor. Aşamalar tamamen sizin; ekleniyor, adı değişiyor, katlanıyor. Bir aşama tek bir satış ekibine ayrılabiliyor, böylece aynı veritabanında iki ekip iki farklı hatla çalışabiliyor.

Her fırsatın beklenen geliri, beklenen kapanış tarihi, öncelik yıldızları ve bir olasılığı var. Olasılığı Odoo kendi geçmişinizden hesaplıyor: daha önce kazanılan ve kaybedilen fırsatlara bakıyor, aşamayı ve ayarlardan seçtiğiniz ülke, dil ya da kaynak gibi alanları hesaba katıyor (predictive lead scoring). İstediğiniz kayıtta elle değiştirebiliyorsunuz.

Aşama sayısını düşük tutun. İşleyen kurulumlarda dört ile altı arasında oluyor ve her aşamanın karşılığında yapılacak somut bir iş var. Hizmet ya da toptan satış yapan bir ekip için tipik bir dizilim:

1. Yeni: talep geldi, kime ait olduğu belli.
2. Nitelikli: ihtiyaç ve bütçe konuşuldu.
3. Teklif verildi: rakam karşı tarafta.
4. Pazarlık: koşullar konuşuluyor.
5. Kazanıldı: kazanma aşaması olarak işaretli.

Kazanmak bir aşama, kaybetmek değil

Odoo’da “kazanıldı” bir aşama; ayarlarında kazanma aşaması olduğu işaretleniyor. Kaybetmek ise aşama değil: kayıp olarak işaretlenen fırsat bir kayıp nedeniyle birlikte arşive kalkıyor ve hattan çıkıyor. Kayıp nedenlerini kendiniz tanımlıyorsunuz ve sonradan bunları gruplayıp raporluyorsunuz. Kaybedilen fırsat istenirse geri getiriliyor.

Kayıp nedenlerini düzenli yazmak CRM’in en az konuşulan ama en çok işe yarayan tarafı. Üç ay sonra hep aynı nedeni görüyorsanız, çözülecek bir sorununuz var demektir. Bunun neden önemli olduğunu CRM gerçekten gerekli mi yazısında da anlattık.

Aktiviteler: satış hattını dürüst tutan kısım

Aktivite bir kayda bağlı, tarihli bir yapılacak iş: arama, e-posta, toplantı, yapılacak iş, belge yükleme ya da sizin tanımladığınız bir tür. Herkes kendi aktivitelerini üst çubuktaki saat simgesinden görüyor. Satış hattında da her kartın yanında bir renk duruyor: yeşil ileri tarihli, turuncu bugün, kırmızı gecikmiş.

Aktivite türleri birbirine zincirlenebiliyor. “Teklif gönder” aktivitesi tamamlanınca üç gün sonrası için “Takip araması” önerilebiliyor ya da kendiliğinden açılabiliyor. Takibi kişinin hafızasına bırakmamanın en basit yolu bu.

Uyguladığımız kural basit: açık her fırsatın planlanmış bir sonraki aktivitesi olmalı. Haftada bir, aktivitesi olmayan açık fırsatlara bakmak (aktiviteler alanına özel bir filtre yeterli) sessizce ölmekte olan satışları yakalıyor.

Toplantılar Takvim uygulamasından geliyor: fırsatın üzerinden toplantı planlanıyor ve Google Takvim ya da Outlook ile eşleştirilebiliyor.

E-posta, WhatsApp ve site formu

Her fırsatın altında bir yazışma alanı (chatter) var. Buradan gönderilen e-posta Odoo’dan çıkıyor, cevap da aynı kayda geri düşüyor. Böylece bütün yazışma birinin gelen kutusunda değil fırsatın üzerinde duruyor. Bunun çalışması e-posta kurulumuna bağlı: Odoo’nun bulutunda hazır geliyor, kendi sunucunuzda gelen ve giden posta ile bir alan adı ayarlamak gerekiyor.

Her satış ekibine bir e-posta takma adı verilebiliyor (örneğin satis@alanadiniz). O adrese gelen her ileti o ekip için bir aday ya da fırsat açıyor. Website uygulaması kuruluysa sitedeki iletişim formu da doğrudan CRM’e aday yazıyor; form oluşturucuda formun işlevini “fırsat oluştur” olarak seçmek yetiyor. Canlı sohbet kullanıyorsanız temsilci konuşmanın içinde /lead yazarak sohbeti adaya çeviriyor.

WhatsApp için Odoo’nun Enterprise’ta bir WhatsApp uygulaması var ve Meta’nın WhatsApp Business Platform’una bağlanıyor. Mesaj kaydın üzerinden gönderiliyor, cevap yazışma alanında görünüyor. İki kural Odoo’dan değil Meta’dan geliyor: Meta tarafında bir işletme hesabı açılması gerekiyor ve konuşmayı siz başlatıyorsanız yalnızca onaylı bir şablonla başlatabiliyorsunuz. Müşteri size yazdıktan sonra 24 saat içinde serbest metin gönderilebiliyor. Kişisel bir WhatsApp numarası bu yolla bağlanamıyor. Community’de aynı iş üçüncü taraf bir modül ya da özel bir entegrasyon istiyor.

Telefon görüşmeleri Odoo’nun VoIP uygulamasıyla (Enterprise) kaydın üzerinden yapılıp kaydediliyor. Başka bir santral kullanıyorsanız görüşme, tamamlanan bir arama aktivitesi olarak elle işleniyor.

Fırsattan teklife, tekliften siparişe

Odoo’yu ayrı bir CRM’den ayıran yer burası. Satış uygulaması kuruluysa fırsatın üzerinde “Yeni Teklif” düğmesi beliriyor. Teklif müşteri ve fırsat bağlı olarak açılıyor; fırsat da kendisine bağlı kaç teklif ve sipariş olduğunu gösteriyor.

1. Satışçı fırsatın üzerinden yeni teklif açıyor; müşteri, satışçı ve satış ekibi kendiliğinden geliyor.
2. Ürün ve fiyatlar katalogdan ve fiyat listelerinden geliyor. İsterseniz standart satırları, koşulları ve isteğe bağlı ürünleri olan bir teklif şablonundan başlıyor.
3. Teklif e-postayla, müşteri portalına bağlantıyla gidiyor. Müşteri teklifi portalda çevrimiçi imzalayabiliyor, izin verdiyseniz ödemesini de yapabiliyor.
4. İmzalanan ya da onaylanan teklif satış siparişine dönüşüyor. Depo sevkiyatı görüyor, fatura siparişten oluşturuluyor.
5. Fırsatı kazanıldı olarak işaretlemek ayrı bir adım. Bunun sipariş onayıyla birlikte olmasını isteyen ekipler küçük bir otomasyon kuralı ekliyor.

Ayrı bir CRM kullanan şirkette bu noktada biri satışı ERP’ye yeniden yazıyor ya da bir entegrasyon bu işi yapıyor. Odoo’da ikisine de gerek kalmıyor, çünkü teklif ile sipariş aynı kayıt zincirinin devamı. Satış, stok ve muhasebenin aynı veritabanında nasıl çalıştığını Odoo ERP sayfasında anlattık.

Tekrarlayan gelirle çalışıyorsanız CRM ayarlarındaki “Recurring Revenues” seçeneği fırsata aylık ya da yıllık tekrarlayan tutar alanları ekliyor. Böylece tek seferlik satış ile abonelik aynı hatta ayrı ayrı izleniyor.

Açmaya değer raporlar

• Satış hattı analizi: açık fırsatlar aşamaya, satışçıya, ekibe ya da kaynağa göre; grafik, pivot ya da liste olarak.
• Tahmin (Forecast): beklenen gelir, beklenen kapanış ayına göre. Satışçıların girdiği kapanış tarihleri kadar doğru.
• Aktiviteler: kim kaç arama, toplantı ve e-posta yaptı, ne gecikmiş.
• Kayıp nedenleri: kaybedilenler arşivde durduğu için kayıp filtresini ekleyip kayıp nedenine göre gruplayın.
• Kaynağa göre kazanma: her kayıtta kaynak, ortam ve kampanya (UTM) alanları var. Hangi kanalın satışa döndüğü buradan görünüyor.

CRM raporları satış hattını gösteriyor, kasaya giren parayı değil. Siparişten, kasadan ve internetten gelen ciroyu tek ekranda görmek isteyenler için satış panosu modülümüz var.

Standart uygulama ne zaman yetiyor, ne zaman yetmiyor

Standart CRM çoğu ekibin kullandığından fazlasını karşılıyor. Uyarlamaya şu durumlarda gidiyoruz:

Bizim kuralımız: önce ayarla, bir ay kullan, sonra ekibin gerçekten takıldığı yeri uyarla. İlk toplantıda istenen alanların çoğu bir ay sonra kimsenin doldurmadığı alanlar oluyor. Uyarlama gereken yerlerde otomasyon ve entegrasyon işlerimiz devreye giriyor.

Adım adım kurulum

1. CRM’i kurun; teklif gönderiyorsanız Satış’ı da. Website ya da Canlı Sohbet’i yalnızca o kanallar satış hattını besleyecekse kurun.
2. Satış ekiplerini açın ve üyeleri ekleyin. Başlangıç için tek ekip yeterli.
3. Adaylara karar verin: yalnızca biri ham talepleri satışçılardan önce ayıklıyorsa açın.
4. Her biri bir işe karşılık gelen dört ile altı aşama yazın ve kazanma aşamasını işaretleyin.
5. Kayıp nedenlerini ve birkaç etiketi tanımlayın. Kısa listeler kullanılıyor, uzunlar kullanılmıyor.
6. Kanalları bağlayın: gelen ve giden e-posta, ekip takma adı, site formu.
7. Müşterileri ve açık fırsatları tablo dosyasından aktarın; önce mükerrerleri temizleyin. Odoo’nun içe aktarma aracı CSV ve Excel dosyası kabul ediyor.
8. Aktivite türlerini ve takiplerini, Satış tarafında ürünleri ve teklif şablonlarını hazırlayın.
9. Ekibi kendi verisiyle eğitin, ilk iki ay satış hattına her hafta birlikte bakın.

Son adım her şeyi belirliyor. Yazılım işin kolay kısmı; her görüşmeden sonra güncellenmeyen bir CRM adres defterinden ibaret. Bu adımları nasıl yürüttüğümüzü Odoo CRM kurulumu sayfasında anlattık. CRM daha büyük bir Odoo geçişinin parçasıysa bütün hizmetlerimize ve Odoo’nun ne olduğunu anlattığımız yazıya da bakabilirsiniz.