Кафе и рестораны
Как выбрать кассовую систему для кафе и ресторана
Купить кассовую программу легко, выбрать подходящую сложно. На что смотреть, какие функции действительно используют и где расставлены ловушки.
8мин чтения
Первый вопрос при выборе кассовой системы обычно про цену. Между тем неподходящая система обходится в несколько своих стоимостей: персонал к ней не привыкает, склад не сходится, а в конце месяца непонятно, сколько продали. Ниже то, о чём стоит спросить до вопроса о цене.
Сначала определите тип заведения
Кафе, ресторан и фастфуд требуют разного. Разница в работе со столами и в кухонном потоке:
| Кафе | Ресторан | Фастфуд | |
|---|---|---|---|
| Время открытого стола | Долгое | Долгое | Нет |
| Разделение счёта | Иногда | Часто | Почти никогда |
| Кухонный экран | Может не понадобиться | Нужен | Критичен |
| Доставка на вынос | Мало | По-разному | Основной канал |
| Число официантов | Мало | Много | Почти нет |
Пока это не определено, любая система на демонстрации выглядит хорошо, потому что там всё работает. Разница проявляется в загруженный вечер.
Пять функций, которыми действительно пользуются
В презентациях перечисляют десятки возможностей. В заведениях, которым мы ставили систему, ежедневно используют вот эти:
- Быстрый ввод позиции. За сколько касаний официант вносит заказ? Разница между тремя и семью касаниями за вечер превращается в сотни лишних действий.
- Разделение и объединение счетов. Если за столом компания и платят отдельно, без этого касса встаёт.
- Кухонный экран. Бумажный чек на кухню всё ещё распространён, но экран не теряется, не путает очередь и даёт обратную связь, когда блюдо готово.
- Списание со склада. Продали кофе, списались зёрна и молоко. Требует техкарт и это самая трудоёмкая часть внедрения, но только так считается настоящая себестоимость.
- Отчёт за день. При закрытии кассы: сколько продано, сколько отменено, кто из официантов сколько продал. Чтобы этот отчёт был под рукой каждый день, мы написали отдельный модуль для Odoo.
Где расставлены ловушки
- Привязка к оборудованию. Некоторые системы работают только с кассой, которую продаёт тот же поставщик. При поломке или росте выбора у вас не остаётся.
- Чьи данные. Если вы уходите от системы, останется ли у вас история продаж? Спросите об этом сразу; на выходе спрашивать поздно.
- Что происходит без интернета. Полностью облачные системы при обрыве связи останавливаются. Касса должна работать офлайн и синхронизироваться потом.
- Как данные попадают в учёт. Ручной перенос итогов дня в бухгалтерию съедает то время, которое касса сэкономила.
Как проходит внедрение
Установка программы занимает полдня. Настоящая работа это ввод меню и привыкание персонала.
- Меню и цены. Позиции, категории, порции и модификаторы. Сто позиций из аккуратной таблицы вносятся быстро; с бумажного меню это дни.
- Техкарты. Что и сколько списывается. Шаг можно пропустить, но тогда не работают ни складской, ни отчёт по себестоимости.
- Принтеры и терминалы. Чековый принтер, кухонный принтер, сканер. Настраиваются на месте, удалённо не выходит.
- Пробный сервис. Систему прогоняют в реальном сервисе с реальными заказами. Большинство проблем всплывает здесь, а не на демонстрации.
- Обучение и передача. Ввод заказа, отмена, угощение, закрытие кассы. Мы оставляем письменную инструкцию, потому что через неделю после обучения её никто не помнит.
Запускать в разгар сезона не советуем. Новая касса первые дни работает медленнее, и переживать это в самый людный вечер никому не нужно.
На базе Odoo POS
Большинство систем, которые мы ставим, работают на Odoo POS. Причина одна: касса, склад и учёт лежат в одной базе, и переносить между ними ничего не нужно. Недостающее закрываем модулями.
На Северном Кипре чаще всего нужны две вещи: мультивалютность и киоск проверки цен. Для обеих мы написали свои модули, в стандартной поставке их нет.
Частые вопросы
Можно ли поставить систему на мою нынешнюю кассу?
В большинстве случаев да. Достаточно обычного устройства на Windows или Android, чекового принтера и сканера. Значение имеет не марка оборудования, а тип подключения.
Справится ли персонал?
Ввод заказа осваивается за час. Сложности возникают с закрытием кассы и возвратами; для них мы оставляем короткую письменную инструкцию.
Обязательны ли техкарты?
Не обязательны, система работает и без них. Но списание со склада и расчёт настоящей себестоимости возможны только с ними. Сделать это сразу намного проще, чем потом.
У меня несколько точек, увижу ли я их в одном месте?
Да. Точки подключаются к одной базе, продажи и остатки видны с одного экрана. Права выдаются по точкам, то есть управляющий видит только свою.