Odoo mu, hazır ticari program mı?

Bu soruyu bize en çok soranlar, hazır bir ticari programı yıllardır kullanan ve artık dar gelmeye başladığını hisseden işletmeler. Cevabı verirken bir şeyi baştan söyleyelim: biz ikisini de kuruyoruz. Odoo tarafında Odoo Apps mağazasında yayında modüllerimiz var, hazır program tarafında AKINSOFT ortağıyız. Yani bu yazının bir tarafı tutması gerekmiyor.

İkisi aynı şeyi yapmıyor

Karşılaştırmayı zorlaştıran şey şu: hazır ticari programlar muhasebe merkezli doğdu, Odoo süreç merkezli. Aynı işi yapıyor gibi görünüyorlar ama merkezleri farklı.

Hazır programda her şey fişe, faturaya, cari hesaba bağlanır. Bu, muhasebe uyumu açısından çok güçlü bir taraf: Türkiye mevzuatı, e-fatura, beyanname, hepsi kutudan çıkıyor. Odoo’da ise merkez süreçtir; fatura o sürecin bir çıktısıdır. Bu da esneklik veriyor ama mevzuat tarafını sizin kurmanız gerekiyor.

Yan yana

Hazır program ne zaman doğru

• İşiniz alım satım ağırlıklı ve süreçleriniz standart. Mal alıyorsunuz, satıyorsunuz, faturalıyorsunuz.
• Muhasebeciniz o programı zaten biliyor. Bu küçük bir ayrıntı gibi durur ama günlük hayatta çok şey değiştiriyor.
• E-fatura, e-defter ve beyanname tarafında hiç uğraşmak istemiyorsunuz.
• Şubeleriniz ve kullanıcı sayınız belli, hızlı büyüme beklentiniz yok.

Odoo ne zaman doğru

• Süreçleriniz size özgü. "Bizde şöyle yapılır" cümlesini çok kuruyorsanız, hazır program o cümleyi karşılamıyor.
• Birden çok kanaldan satıyorsunuz: mağaza, e-ticaret, pazaryeri, bayi. Stoğun hepsinde aynı anda doğru olması gerekiyor.
• Üretim, servis ya da proje takibi gibi muhasebe dışı süreçleriniz var. Teknik servis takibi buna iyi bir örnek.
• Kullanıcı sayınız artacak ve lisans maliyetinin kullanıcıyla büyümesini istemiyorsunuz.

İkisi birden olmaz mı

Olur, hatta sık yaptığımız şey bu. Muhasebe hazır programda kalıyor, operasyon Odoo’ya geçiyor, ikisi arasında veri akıyor. Fatura ve tahsilat verisi Odoo’dan muhasebe programına düşüyor, mutabakat farkları raporlanıyor.

Bu yol ilk bakışta "iki sistem birden" gibi görünüyor ve fazladan iş sanılıyor. Pratikte çoğu zaman en az sancılı geçiş oluyor: muhasebeci alışkanlığını bozmuyor, operasyon rahatlıyor. Entegrasyon tarafı bizim düzenli yaptığımız işlerden.

Geçişin gizli maliyeti: alışkanlık

Teklif karşılaştırırken kimsenin satıra yazmadığı bir kalem var: insanların yeni sistemi öğrenmesi. Bir depo görevlisinin on yıldır aynı ekranda çalıştığını ve o ekranı gözü kapalı kullandığını düşünün. Yeni sistemde aynı işi yapması ilk haftalarda daha uzun sürüyor.

Bu geçici bir kayıp ama gerçek bir kayıp ve planlanmadığında proje "yavaşlattı" diye anılıyor. Üç şey işe yarıyor:

• Herkesi aynı anda geçirmemek. Bir departmanla başlayıp oturduktan sonra devam etmek, hem hatayı küçük tutuyor hem ilk grubu diğerlerine öğretmen yapıyor.
• Eski sistemi hemen kapatmamak. Bir süre paralel çalışmak masraflı görünüyor ama geri dönüş ihtimalini açık tutuyor.
• Eğitimi kuruluma dahil ettirmek. Teklifte "eğitim" satırı yoksa o iş yapılmayacak demektir; sonradan istendiğinde ayrı ücret çıkıyor.

Geçiş kararı verirken

Şu üç soruyu kendinize sorun, cevaplar kararı büyük ölçüde veriyor:

1. Bugünkü programda en çok neye kızıyorsunuz? Cevap "rapor alamıyorum" ya da "şu iş elle yapılıyor" ise Odoo tarafı bakılmaya değer. Cevap "muhasebeci anlamıyor" ise hazır programda kalmak daha akıllıca.
2. Kaç kişi kullanacak? Kullanıcı sayısı büyüdükçe lisans maliyeti hazır programda hızlı artıyor.
3. Verinizi kim tutuyor? Kendi sunucunuzda mı, sağlayıcıda mı olsun istiyorsunuz? Bu teknik değil, ticari bir karar.