İnsan kaynakları programı ne zaman gerekir?

İnsan kaynakları programı almanın en yanlış sebebi "artık kurumsallaşalım" cümlesi. Doğru sebep somut bir sıkıntı olmalı; yoksa program alınıyor, kimse girmiyor, üç ay sonra herkes tabloya dönüyor.

Aşağıdakiler bize gelen işletmelerde gerçekten sıkıntı olmuş durumlar.

Tablo dosyası nerede kopuyor

1. İzin bakiyesi kimse tarafından bilinmiyor. "Kaç günüm kaldı" sorusuna cevap vermek için birinin hesap yapması gerekiyor ve o hesap çoğu zaman tutmuyor.
2. İzin talebi sözlü geliyor. Kim ne zaman kime söyledi belli değil; sonradan itiraz çıktığında kayıt yok.
3. Özlük belgeleri dağınık. Sözleşme birinin çekmecesinde, kimlik fotokopisi başka klasörde. Denetim geldiğinde toparlamak günler alıyor.
4. Bordro verisi elle taşınıyor. Puantaj tablodan muhasebeye elle giriliyor ve her ay aynı hataların tekrarlanması sürpriz olmuyor.
5. İşe giriş çıkış tarihleri karışıyor. Kıdem hesabı yanlış çıkıyor ve bu doğrudan para demek.

Bunlardan ikisi sizde varsa program konuşulmaya değer. Yoksa tablo dosyası ve düzenli bir klasör yapısı yeterli, üstelik bedava.

Program neyi çözüyor, neyi çözmüyor

Sağ sütun önemli: program bir düzen aracı, karar aracı değil. Düzensiz bir sürecin üstüne program koymak, düzensizliği hızlandırıyor.

Kaç kişiden sonra gerekiyor

Net bir sayı vermek doğru olmaz ama gözlemimiz şu: on beş kişiye kadar iyi tutulan bir tablo işi görüyor. Yirmiyi geçince izin ve puantaj tarafı elle yönetilemez hâle geliyor.

Belirleyici olan kişi sayısından çok vardiya karmaşıklığı. On kişilik ama üç vardiyalı bir işletmede puantaj, kırk kişilik ama tek mesai düzenli bir ofisten daha zor.

Odoo HRM tarafı

HRM modülü aynı sistemde çalışıyor, yani izin ve puantaj verisi muhasebeyle aynı veritabanında duruyor. Personel kendi ekranından izin talep ediyor, yönetici onaylıyor, bakiye kendiliğinden düşüyor.

Türkiye ve KKTC mevzuatına özgü hesaplar standart kurulumda gelmiyor; kıdem, ihbar ve yıllık izin kuralları ayrıca tanımlanıyor. Bu kısım uyarlama işi ve kurulumun asıl emek isteyen tarafı.

Veri gizliliği tarafı

İnsan kaynakları verisi, işletmedeki en hassas veri. Bordro, sağlık raporu, kimlik belgesi, performans notu. Program almadan önce şunlar netleşmeli:

1. Kim neyi görüyor. Yönetici kendi ekibini görüyor, insan kaynakları hepsini, personel yalnızca kendini. Bu ayrım kurulumda tanımlanıyor ve sonradan düzeltmek zor.
2. Veri nerede duruyor. Kendi sunucunuzda mı, sağlayıcıda mı? Personel verisi için bu soru ticari verilerden daha kritik.
3. Ayrılan personelin verisi. Yasal saklama süresi boyunca kalması gerekiyor ama aktif listede görünmemeli. Arşivleme kuralı baştan konmalı.
4. Belge süreleri. Sağlık raporu, ehliyet, sertifika gibi süreli belgeler var. Programın süresi dolmadan uyarması gerekiyor; bu özelliğin olup olmadığını sorun.

Devreye alırken

Tek bir tavsiye: izinle başlayın. En görünür fayda orada ve personel kendi bakiyesini görebildiği anda sistemi sahipleniyor. Bordro ve işe alım tarafını sonraya bırakmak, ilk adımı hafifletiyor.

Her şeyi aynı anda açan kurulumlar genelde yarıda kalıyor; personel de yönetici de aynı hafta beş yeni ekranla karşılaşınca hiçbirini öğrenmiyor.

Sıralama önerisi

Kurduğumuz sistemlerde işleyen sıra şu:

1. İzin. Bakiye tanımlanıyor, talep ve onay akışı açılıyor. En görünür fayda, en az direnç.
2. Özlük. Belgeler yükleniyor, süreli olanlara uyarı kuruluyor. Personelin bir şey yapması gerekmiyor, o yüzden sürtünmesiz.
3. Puantaj. Vardiya ve mesai tanımları giriliyor. Burası ilk gerçek zorluk; kuralların doğru yazıldığı bir ay boyunca elle kontrol edilmeli.
4. Bordro aktarımı. Puantaj oturduktan sonra muhasebeye bağlanıyor. Önce bağlamak, hatalı veriyi hızlandırmaktan başka işe yaramıyor.
5. İşe alım. En son, çünkü diğerleri olmadan da çalışıyor ve aciliyeti en düşük olan bu.

Her adım arasında en az birkaç hafta bırakmak gerekiyor. Aradaki süre öğrenme değil, hataların ortaya çıkma süresi; bir aylık puantaj döngüsü tamamlanmadan sonraki adıma geçmek riskli.