Kurumsal e-posta: Workspace mi, kendi sunucun mu?

Kendi alan adınızdan mail göndermek istiyorsanız üç yol var: bir sağlayıcıya abone olmak, kendi mail sunucunuzu kurmak, ya da barındırma paketinizin içinden çıkan mail hizmetini kullanmak. Üçü de çalışıyor ama sonuçları çok farklı.

Üçünün farkı

Kısa cevap: çalışan sayısı az olan çoğu işletme için Workspace ya da Microsoft 365 doğru seçim. Kendi sunucunuzu kurmak teknik olarak zor değil, zor olan onu yıllarca temiz tutmak. Barındırma paketinden çıkan mail ise en ucuzu ama teslimat tarafında en zayıfı.

Asıl mesele gönderim değil, teslimat

Mail göndermek kolay. Mailin karşı tarafın gelen kutusuna düşmesi ayrı bir iş. Üç DNS kaydı bunun büyük kısmını belirliyor:

• SPF. Sizin adınıza kimin mail gönderebileceğini söylüyor. Yanlışsa mailleriniz spam’e düşüyor.
• DKIM. Mailin yolda değişmediğini imzayla kanıtlıyor.
• DMARC. İlk ikisi tutmayınca ne yapılacağını söylüyor ve size rapor gönderiyor.

Bu üçü yoksa mailiniz teknik olarak gidiyor ama Outlook ve Gmail tarafında spam klasörüne düşme ihtimali ciddi biçimde artıyor. Bu kurulumu biz yapıyoruz ve genelde en çok atlanan yer burası oluyor.

Bu hafta kendi başımıza gelen

Somut bir örnek verelim, çünkü bu yazıyı yazma sebebimiz o. Kendi sitemizin proje formundan gelen talepleri mail olarak alıyoruz. Workspace hesabımız vardı, uygulama şifresini ürettik, SMTP ayarlarını girdik. Mail gitmedi.

İlk akla gelen şifrenin yanlış olması ya da hesap ayarları. İkisi de değildi. Sunucunun içinden dışarı bağlantı denedik:

Barındırma sağlayıcısı giden SMTP’nin üç kapısını da kapatmış. Spam’i önlemek için yaygın olarak uygulanan bir kural ve haber vermeden uygulanıyor. Yani şifre doğruydu, ayar doğruydu, sorun portlardaydı.

Çözüm SMTP’den vazgeçip Gmail’in HTTPS arayüzünü kullanmak oldu. Mail hâlâ aynı hesaptan çıkıyor, aynı imzayı taşıyor, ama 443 üzerinden gidiyor ve engele takılmıyor.

Kaç kutu, ne kadar yer

Sağlayıcı seçerken en çok atlanan iki soru bunlar. Kutu sayısı çalışan sayısıyla aynı değil: info@, satis@, muhasebe@ gibi ortak adresler de kutu sayılıyor. Ama hepsinin ücretli olması gerekmiyor.

• Takma ad (alias). Aynı kutuya düşen ikinci bir adres. Ücretsiz ve çoğu ihtiyacı karşılıyor. satis@ adresini kendi kutunuza bağlamak için ayrı lisans almanız gerekmiyor.
• Grup adresi. Bir adrese gelen mailin birden çok kişiye dağıtılması. Ekip adresleri için doğru yöntem bu, herkese ayrı kutu açmak değil.
• Gerçek kutu. Ayrı şifresi, ayrı takvimi ve ayrı deposu olan hesap. Yalnızca gerçekten ayrı çalışan kişiler için gerekiyor.

Depolama tarafında ise ölçü şu: mail metni yer kaplamıyor, ek dosyalar kaplıyor. Günde birkaç fatura eki alan bir kutu yıllarca dolmuyor; tasarım dosyası alıp veren bir kutu birkaç ayda doluyor.

Ayrılırken ne oluyor

Kimsenin sormadığı ama sonradan en çok canı yakan soru bu. Bir çalışan ayrıldığında o kutuya ne olacak?

Sağlayıcı kullanıyorsanız kutuyu askıya alıp gelen mailleri başka bir adrese yönlendirebiliyorsunuz; içerik duruyor, lisans ücreti düşüyor. Kendi sunucunuzdaysa bunu kendiniz kurmanız gerekiyor. Barındırma paketindeki mailde ise genelde ya kutu silinir ya olduğu gibi durur, arası yoktur.

Buradan çıkan ders

1. Mail gitmiyorsa önce şifreyi değil, bağlantıyı kontrol edin. Kapı kapalıysa hiçbir şifre işe yaramaz.
2. Barındırma seçerken giden SMTP izni verilip verilmediğini sorun. Çoğu sağlayıcı bunu belgelerinde yazmıyor.
3. Uygulama şifresi yerine yetkilendirme kullanabiliyorsanız kullanın. Şifre sunucuda durmuyor, yetki istendiği an tek başına iptal edilebiliyor.
4. DNS kayıtlarını gönderim çalışır çalışmaz kontrol edin, sonraya bırakmayın. İlk mailler spam’e düşerse alan adınızın itibarı baştan zedeleniyor.

Kurumsal mail kurulumu ya da mevcut kurulumun neden spam’e düştüğünün tespiti için bize yazabilirsiniz.